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Datenschutz

§ 84 Abs. 2 SGB IX enthält die gesetzliche Vorgabe, den Beschäftigten über die zu erhebenden Daten zu informieren. Um dies später beweisen zu können, sollte eine schriftliche Aufklärung über die zu erhebenden Daten (u.a. Namen, Personalnummer, krankheitsbedingte Fehlzeiten, Grad der Behinderung) erfolgen. Der Grundsatz der Datensparsamkeit und der Datenvermeidung (§ 3a BDSG) gilt auch für Arbeitgeber, die Datenerhebung ist deshalb auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken.

Außerdem sollte sich der Arbeitgeber die Einwilligung in die Datenverarbeitung schriftlich von den Beschäftigten bestätigen lassen. Denn die sog. sensitiven Daten über den Gesundheitszustand sind als besondere personenbezogene Daten gemäß § 3 Abs. 9 BDSG geschützt.

Arbeitgeber sollten sich eine schriftliche Einwilligung zur Datenverarbeitung einholen.

Zu beachten ist, dass die im BEM erhobenen Daten und Informationen über z.B. Krankheitsursachen nicht in einem späteren Kündigungsverfahren verwendet werden dürfen. Dies ist nachvollziehbar, die Beschäftigten würden sonst durch ihre Teilnahme am BEM selbst für sie nachteilige Details preisgeben.

Der Arbeitgeber sollte auch technische und organisatorische Maßnahmen zum Umgang mit den BEM-Daten treffen. Die im BEM-Verfahren erhobenen Daten müssen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Dazu sollten die am BEM-Verfahren beteiligten Mitarbeiter eine entsprechende Datenschutzerklärung unterzeichnen. Auch sollten die Daten in einem separaten Schrank in der „BEM-Akte“ verwahrt werden, nicht in der allgemeinen Personalakte. Sensible Daten bedürfen eines besonderen Schutzes, zufällige Einsichtnahme muss unbedingt vermieden werden.

Die Daten des BEM sollten in einer separaten BEM-Akte abgelegt werden.

In der Personalakte sind die Krankheitszeiten, die ordnungsgemäße Einladung zum BEM mit Zugangsnachweis sowie die Antwort des Beschäftigten zu hinterlegen. Auch der Verlauf des BEM sollte in der Personalakte dokumentiert werden, so z.B. empfohlene und festgelegte BEM-Maßnahmen und auch eine etwaige Beendigung des BEM-Verfahrens.

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