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Der Ablauf des BEM

1. Erstkontakt

Hat der Arbeitgeber bei einem Beschäftigten eine Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen innerhalb der letzten 12 Monate festgestellt, ist er zur Initiative verpflichtet.

Ziel einer ersten Kontaktaufnahme ist es, möglichst diskret und unter Rücksichtnahme auf die Situation des Arbeitnehmers eine Vertrauensbasis zu begründen. Der Betroffene ist dabei über die Ziele und den Nutzen des BEM sowie über die zu beteiligenden Personen zu informieren und darüber aufzuklären, dass die Teilnahme am BEM freiwillig ist. Auch Datenschutzaspekte und die Verschwiegenheitspflicht der Beteiligten sind hier bereits anzusprechen.

Auch der erste Kontakt zum BEM sollte schriftlich erfolgen.

Der Erstkontakt kann schriftlich, fernmündlich oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen. Da allerdings der Arbeitgeber die Durchführung des BEM oder entsprechende Bemühungen gegebenenfalls vor Gericht beweisen muss, sollte er jedenfalls auch schriftlich an den betroffenen Arbeitnehmer herantreten und dessen Stellungnahme in Schriftform verlangen. Der Betroffene kann an diesem Punkt entscheiden, ob er dem BEM – gegebenenfalls unter Ausschluss einzelner Beteiligter – zustimmt, es ablehnt oder ein weiteres Informationsgespräch wünscht.

2. Durchführung des BEM

Stimmt der Arbeitnehmer der Durchführung des BEM zu, hat der Arbeitgeber dieses schnellstmöglich einzuleiten. Es folgt ein Prozess aus einem oder mehreren Gesprächen der Beteiligten, je nach Art und Komplexität des Falles. Zu klären sind dabei die Fragen, wie die bestehende Arbeitsunfähigkeit überwunden und neuer Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann und welche Maßnahmen notwendig sind, um den Arbeitsplatz und das Beschäftigungsverhältnis des Betroffenen zu erhalten.

Die Gespräche müssen sachorientiert, ergebnisoffen und fair ablaufen. Die Beteiligten sollen zur Lösungsfindung zusammenwirken und Gelegenheit bekommen, eigene Vorstellungen und Standpunkte in die Gespräche einzubringen. Der Arbeitgeber ist dabei nicht verpflichtet, bestimmte Vorschläge zu machen oder einen Kurs vorzugeben.

Die Gespräche müssen sachorientiert, ergebnisoffen und fair ablaufen.

Grundsätzlich haben die Beteiligten sämtliche Maßnahmen in Betracht zu ziehen, die vernünftigerweise Erfolg versprechen. Dabei kann die Mitwirkung des behandelnden Arztes erforderlich sein. Es ist allerdings nicht nach medizinischen Lösungen zu suchen, sondern nach Maßnahmen, die im Arbeitsumfeld des Betroffenen vorgenommen werden können, um den Genesungsprozess zu fördern und den Arbeitsplatz den gesundheitlichen Bedürfnissen des Betroffenen anzupassen. Dazu gehören etwa die Belüftung und Klimatisierung der Arbeitsräume, höhenverstellbares Büromobiliar oder veränderte Arbeitszeiten.

Haben sich die Beteiligten auf eine Maßnahme verständigt, ist diese anzuwenden. Dies gilt auch für solche Maßnahmen, denen der betroffene Arbeitnehmer nicht zugestimmt hat. Zwar unterliegt insoweit auch die Umsetzung der erarbeiteten Lösungen dessen Mitbestimmung. Nach der Rechtsprechung des BAG ist der Arbeitgeber allerdings gehalten, eine empfohlene Maßnahme von sich aus einzuleiten, wenn sie zielführend und ihm zumutbar ist. Den betroffenen Beschäftigten hat er dann zur Mitwirkung aufzufordern und darüber zu informieren, dass im Weigerungsfall mit einer krankheitsbedingten Kündigung gerechnet werden muss.

Nur zumutbare Maßnahmen müssen vom Arbeitgeber umgesetzt werden.

Alle angewandten Lösungsansätze sind auf ihre Wirksamkeit zu prüfen. Dazu sind der Betroffene regelmäßig zu befragen und die Einschätzungen aller Beteiligten auszutauschen. Erzielt eine Maßnahme nicht den bezweckten Erfolg oder genügt für sich allein nicht, muss nach alternativen oder ergänzenden Vorgehensweisen gesucht werden. Eine Maßnahme gilt auch als gescheitert, wenn der Beschäftigte sieben Tage lang nicht an ihrer Durchführung teilnimmt.

Das BEM endet, wenn die beschlossenen Maßnahmen den gewünschten Erfolg erzielt haben, es sei denn, der Beschäftigte widerruft seine Zustimmung und bricht es vorzeitig ab. Das Gesetz verlangt insoweit kein bestimmtes Ergebnis eines BEM.

3. Beendigung

Die Ergebnisse des BEM sind durch den Arbeitgeber zu dokumentieren. Der abschließende Bericht hat darüber Auskunft zu geben, ob die Ziele des BEM erreicht wurden, die Beteiligten angemessen kooperiert haben und die erforderlichen Ressourcen des Betriebes eingesetzt wurden. Endet das BEM aus anderen Gründen als der Zweckerreichung, etwa weil der betroffene Beschäftigte es abbricht, sind diese Gründe ebenfalls anzugeben.

Die Dokumentation des BEM ist in der allgemeinen Personalakte des Betroffenen zu speichern. Sie darf daher keine Angaben zu Art oder Schwere der Erkrankung enthalten. Sämtliche weiteren anlässlich des BEM angelegten Akten sind nach dessen Beendigung zu vernichten oder dem betroffenen Arbeitnehmer herauszugeben.

VII.    Dienst-/Betriebsvereinbarungen

Inhalte einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung können sein:   

  • Präambel
  • Geltungsbereich
  • Kern des BEM
    o    Ziele
    o    Umgang mit Beschäftigtendaten
  • Verfahren des BEM
    o    z.B. Bildung eines BEM-Teams
    o    Verantwortlichkeiten
    o    Datenschutz
    o    Erfassung der AU-Zeiten
    o    Einladung
    o    Einbindung der Beteiligten (BR/PR, Schwerbehindertenvertretung u.a.)
    o    Beteiligung Externer (Ärzte, Reha-Träger u.a.)
  • Schlussbestimmungen
    o    Laufzeit/Kündigungsfrist
    o    Nachwirkung

Es empfiehlt sich immer eine individuelle Betrachtung und die Vereinbarung eines BEM-Verfahrens, welches zum Unternehmen bzw. zur Dienststelle passt.

VIII.    Musterschreiben

Ein aktuelles Musteranschreiben zur Einladung der vom BEM betroffenen Beschäftigen sowie weitere Arbeitshilfen stehen hier zum Download bereit.

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