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Sensible Daten schützen

Wird ein BEM-Verfahren im Unternehmen eingeleitet, so werden automatisch sensible Arbeitnehmerdaten bearbeitet. Wie Arbeitgeber rechtsicher mit Mitarbeiterdaten umgehen, und was sich mit der Datenschutzverordnung ab Mai ändert, haben wir im März bei unserem BEM-Netzwerktreffen mit Experten diskutiert. 

Gastgeber des Netzwerktreffens war die Stiftung Stadtmuseum. Im historischen Hoffmann-Saal des Märkischen Museums trafen sich Berliner Arbeitgeber, um sich über Betriebliches Eingliederungsmanagement und Datenschutz auszutauschen. „Unser BEM-Netzwerk ist sehr wertvoll und gibt den Mitgliedern einen wichtigen Rahmen zum Austausch“, begrüßte die KAV-Geschäftsführerin Claudia Pfeiffer die Teilnehmer. Dem schloss sich der Kaufmännische Direktor der Stiftung Stadtmuseum, Markus Kieper, an: „Wir wollen mit unseren Einrichtungen Orientierung geben und Austausch bieten. Die Form des Austausches, die der KAV hier mit dem BEM bietet ist wunderbar. Deshalb sind wir stolz, dass der KAV im Märkischen Museum zu Gast ist.“ 

2018 ist das Datenschutzjahr

Am 25. Mai wird die neue Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingeführt. Nicht nur deshalb ist 2018 das Jahr des Datenschutzes. Zum gleichen Zeitpunkt tritt Bundesdatenschutzgesetz in Kraft. Auch für das BEM gelten strenge Regeln für den Datenschutz. Ob und wie sich das mit den neuen Verordnungen verändert, beleuchteten der Moderator und Arbeitsrechtsexperte Rechtsanwalt Sebastian Günther mit aktuellen Fallbeispielen und Birgit Saager Referentin für Beschäftigtendatenschutz bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. 

Im Berliner Datenschutzgesetz ist ebenfalls der Schutz personenbezogener Daten geregelt. Nach Maßgabe dieses Gesetzes sind alle Behörden und sonstigen öffentlichen Stellen - insbesondere nichtrechtsfähige Anstalten, Krankenhausbetriebe, Eigenbetriebe und Gerichte - des Landes Berlin und der landesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts nach §28 des Allgemeinen Zuständigkeitsgesetzes verpflichtet daten besonders zu schützen. Dies gilt auch für natürliche und juristische Personen, Gesellschaften und andere Personenvereinigungen des privaten Rechts, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen. 

„Durch die DGSVO wird sich am Kernbereich des BEM nicht allzu viel ändern,“ stellte Birgit Saager in Aussicht. Häufiges Problem in der Vergangenheit, das an die Datenschutzbeauftragte herangetragen wurde: Wer darf die Personenbezogenen Daten aus dem BEM erhalten? Hier sei klar, so Birgit Saager, dass Betriebs- und Personalrat „Ross und Reiter kennen“ dürfen. Bei Fachvorgesetzten sieht es anders aus, da diese unter Umständen Teil des Problems sein könnten. Auch die Personalabteilung ist nicht automatisch der Adressat aller Daten aus dem BEM. Die Inhalte der Gespräche müssen beispielsweise nicht weitergeleitet werden, sondern nur die Maßnahmen, die sich aus den Gesprächen ergeben. Wichtig sei zudem die Datensparsamkeit und die Löschung der personenbezogenen Daten aus dem BEM nach fünf Jahren. Die Daten sollen so lange auch beim Gesprächsführer bleiben. 

BEM in der Praxis

Stefanie Mengs, Mitarbeiterin in der Personalstelle der Stiftung Stadtmuseum Berlin, stellte das BEM der Stiftung vor. BEM hat eine lange Tradition in der Stiftung und begann mit Rückkehrgesprächen nach längerer Krankheit. 2009 wurde ein Gesprächsleitfaden entwickelt. Ein hoher Krankenstand führte 2014 zu einer Dienstvereinbarung (DV) zur Gesundheit, in die das BEM integriert ist. Vorrangiges Ziel der DV ist es präventiv Erkrankungen vorzubeugen. Auch der Datenschutz ist ein wichtiges Thema, das beim BEM beginnend mit dem Anschreiben bis hin zur Speicherung der Daten berücksichtigt wird.

Einen weiteren Einblick in die BEM-Praxis gewährte die Leiterin der Serviceeinheit Personal des Pestalozzi-Fröbel-Haus, Doris Budnick. 2007 ging es mit dem BEM los. Bereits zwei Jahre später wurde eine DV „Betriebliches Eingliederungsmanagement“ vereinbart, in die auch bereits Regelungen zum Datenschutz implementiert waren. 2014 wurde die DV angepasst und es wurde vereinbart, dass die Daten aus dem BEM nach zwei Jahren gelöscht werden.

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